Три этапа грамотного переезда
23 марта 2013 года

Вы занимаетесь организацией офисного переезда компании? В этой статье мы расскажем Вам, как организовать переезд офиса в три этапа.

1. Выбор мувинговой компании, предоставляющей услуги офисных переездов:

• Выберите не более пяти мувинговых компаний из разных источников (интернет, газеты, журналы, рекомендации знакомых и т.д.)

• Получите подробную информацию о тарифах и услугах выбранных компаний, оцените манеры общения сотрудников. Узнайте о контроле качества предоставляемых услуг, будет ли у Вас персональный менеджер, предоставляет ли компания упаковку, сборку/разборку мебели и  т.д. Уточните, предоставляет ли компания услугу по оценке для максимально точной калькуляции стоимости переезда. Узнайте, какова будет стоимость выезда оценщика (в большинстве мувинговых компаний такая услуга предоставляется бесплатно).

• Пригласите менеджера выбранной компании к Вам в офис для визуальной оценки объема переезда. Обсудите с ним вопрос упаковки. Узнайте стоимость упаковочных материалов, а также стоимость работ по упаковке, сборке/разборке мебели, стоимость такелажных работ и доплату за этажность. Обсудите момент по перевозке растений (если их в Вашем офисе более пяти единиц).

• Получите от мувинговой компании: коммерческое предложение с финальной стоимостью и полным перечнем работ, входящих стоимость предложения (рекомендуем Вам дополнительно застраховать наиболее ценные офисные принадлежности), а также договор на организацию переезда.

2. Готовимся к переезду:

• Уведомите о предстоящем переезде Вашей компании своих клиентов, банки, гос. учреждения и т.д. (не забудьте согласовать переезд со службой безопасности вашего комплекса).

• Поставьте в известность всех сотрудников офиса о точной дате переезда и порядке его проведения.Также стоит согласовать свой переезд с соседними офисами - узнайте, не планируют ли переезд в этот же день соседние помещения (это может значительно замедлить скорость работ мувинговых компаний).

• Составьте схему размещения рабочих мест на новом месте и заранее ознакомьте с ней менеджера мувинговой компании. В конце переезда специалисты мувинговой компании должны расставить мебель и имущество в соответствии с Вашей схемой, эта услуга обычно входит в стоимость переезда.

• Если в процессе подготовки к переезду перечень перевозимых вещей изменился, то обязательно уведомите менеджера мувинговой компании об изменениях для корректировки стоимости переезда и плана его проведения.

3. Накануне переезда:

• Заблаговременно до начала переезда подготовьтесь к упаковочным работам. Приобретите коробки, скотч, маркеры, наклейки и раздайте их сотрудникам офиса для упаковки и маркировки  документации, оргтехники и прочих вещей компании.

• Договоритесь со службой IT о своевременном отключении коммуникационной техники для ее транспортировки. При переезде в рабочее время офиса, рекомендуем Вам заранее перевезти в новый офис и установить оборудование, которое позволит Вам не нарушить режим работы Вашей компании на время переезда отсутствием, например, телефонной связи и интернета.

• Перед началом переезда убедитесь - все ли упаковано и подготовлено к транспортировке, не допускайте отклонения порядка действий от заранее запланированной схемы. Следуйте пунктам составленного плана.

• Контролируйте расстановку мебели и коробок грузчиками. Для более четкого контроля над распределением вещей, в зонах выгрузки должен постоянно находиться координатор (можно назначить координатором одного из своих сотрудников).

• По завершению переезда, разбора всех вещей, коробок и расстановки мебели подпишите акт выполненных работ и оплатите услуги переезда (рекомендуем Вам оплачивать услуги по факту оказания услуг).

В данной статье мы с Вами рассмотрели организацию офисного переезда. В следующих статьях Вы узнаете об организации переезда в день заявки (срочного переезда).

С уважением, SV-SERVICE.